La Table Éducation Outaouais
1. Objet
Le présent règlement vise à baliser les mesures de protection des renseignements personnels en la possession de la Table Éducation Outaouais, afin de se conformer aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25.
Il a aussi pour objectif d’informer sur la manière dont la TÉO collecte, utilise, partage et protège les renseignements personnels de ses membres, partenaires et fournisseurs. Il vient démontrer un engagement fort à respecter les normes les plus élevées en matière de protection des données.
2. Collecte et entreposage de renseignements Personnels
La TÉO ne collecte que les renseignements personnels dont elle a besoin pour fournir ses services de manière efficace. Elle n'utilise jamais ces données à des fins non pertinentes ou non autorisées. Ces données ne sont pas partagées avec des tiers, sauf sur indication contraire signifiée au préalable à la personne concernée.
Pour les membres et partenaires, ces renseignements pourraient inclure le nom, l’adresse, l’adresse courriel, le titre d’emploi et le numéro de téléphone. Aucune donnée sensible n’est collectée sans le consentement explicite de la personne concernée.
Pour les administrateurs, les données nécessaires à effectuer les changements de signataires au compte Desjardins Affaires sont collectées sur demande, et sont conservées en sécurité pour la durée du mandat de ces derniers.
Pour les employés, les données personnelles sont obtenues sur demande et sont utilisées pour le service de paie automatisée avec Desjardins. Elles sont consignées dans le dossier électronique de chaque employé. Ces dossiers sont uniquement accessibles par la direction et l’employé concerné.
Pour les fournisseurs, les données bancaires sont obtenues et conservées aux fins de comptabilité et de paiement de factures. Elles sont obtenues avec le consentement de ces dernier
3. Mesures de protection des données personnelles mises en place
La TÉO met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute utilisation abusive. Ces données sont stockées de manière sécurisée et des mesures sérieuses sont mises en place pour éviter tout incident de sécurité. Voici les différentes mesures mises en place pour assurer la protection des renseignements personnels en notre possession, le cas échéant.
Depuis 2021, la TÉO a entièrement digitalisé sa gestion des données personnelles.
- Les dossiers d’employés et les données personnelles des administrateurs sont conservées sur Sharepoint, dans un dossier sécurisé. L’accès est protégé et les données sont accessibles uniquement par la direction.
- Les données bancaires de nos fournisseurs sont sauvegardées sur Sharepoint, dans un dossier sécurisé. L’accès est protégé et les données sont accessibles uniquement par la direction.
- L’accès au service employeurd.com, l’accès au compte bancaire Desjardins Affaires de la TÉO au www.desjardins.com et l’accès au compte ClicSéqur de la TÉO sont limités à la direction, qui est seule à détenir les mots de passe pour y accéder.
- Les données personnelles obtenues sur papier avant 2021 sont rangées sous clé dans un classeur au bureau de la TÉO. Elles sont détruites annuellement si elles ne sont plus utiles.
4. Calendrier de gestion des données personnelles
Chaque fin d’année financière, lors de la préparation de l’audit des états financiers de la TÉO, la direction révise les divers dossiers des employés, des fournisseurs, des membres, des partenaires et de ses administrateurs pour valider la pertinence de conserver ou de détruire les données personnelles utilisées au cours de l’année précédente. Elle consigne ses actions dans l’Annexe 2 du présent règlement.
5. Personne en charge de la protection des données personnelles
La personne responsable de la protection des renseignements personnels à la TÉO est Jeanie Pinard-Duhaime, directrice.
6. Communication
La TÉO informe en toute transparence ses membres et partenaires des données personnelles en sa possession, de l’usage qui en est fait et des mesures de protection mises en place. Toute modification apportée aux mesures de protection ou à l’usage desdites données est communiqué dans les plus brefs délais aux personnes concernées le cas échéant. Tous les messages acheminés ou reçus en lien avec le présent règlement et son application sont conciliés dans l’Annexe 1 du présent règlement.
7. Vos Droits
Vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels détenus par la TÉO, de les corriger s'ils sont inexacts, de demander leur suppression et de retirer votre consentement à tout moment. La TÉO s’engage à respecter ces droits et à vous assister pour toute demande concernant vos données personnelles.
8. Modifications au présent règlement
Ce règlement peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans les pratiques de collecte et de protection des données de la TÉO. Toute modification importante sera communiquée de manière appropriée aux personnes concernées.
Annexe 1 : Messages aux membres et partenaires
Tous les messages acheminés ou reçus en lien avec le présent règlement et son application sont conciliés dans cet Annexe.
Voici le message qui a été acheminé à tous nos membres et partenaires le 29 septembre 2023 à 11h45 :
Protection de vos renseignements personnels
La Table Éducation Outaouais (TEO) désire informer tous ses membres et partenaires qu’elle a mis en place une série de mesures sécuritaires pour protéger les renseignements personnels en sa possession.
Par souci de transparence quant à l’utilisation de vos données, nous vous confirmons que toute donnée personnelle obtenue avec votre consentement, dans le cadre de la gestion de nos divers programmes, de nos projets et de notre corporation, sont conservées sur un serveur hautement sécurisé accessible uniquement par la direction. Elles ne seront jamais utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles vous nous les avez transférées.
Nous conservons uniquement les renseignements essentiels pour lesquels nous avons obtenu votre consentement. En aucun cas, la TÉO ne vend ou transfert les renseignements personnels de ses membres et partenaires à des tiers.
Vous n’avez aucune action à prendre. Cet avis s’inscrit dans notre responsabilité de vous informer et de
rencontrer les exigences en date du 22 septembre 2023 de la Loi modernisant des dispositions
législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25.
Pour toute question sur l’utilisation de vos données personnelles, veuillez svp écrire à direction@tableeducationoutaouais.org
Merci,
La direction
Adopté - CA du 5 octobre 2023